Privacyverklaring

Deze vertaling dient ter informatie. Juridisch bindend is de Duitse versie.

Deze privacyverklaring informeert u over hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer u www.ahoira.com of www.jobahoi.com bezoekt, de JobAhoi-app voor iOS en Android of de webapp app.jobahoi.com („JobAhoi") gebruikt of onze aanwezigheid op sociale netwerken bezoekt.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

AHOIRA UG (haftungsbeschränkt)
Rotmoosweg 7a, 94469 Deggendorf, Duitsland
E-mail: info@ahoira.com

Op dit adres kunt u ons bereiken voor alle vragen over gegevensbescherming en over uw rechten.

2. Algemene informatie

2.1 Rechtsgronden

Bij elke verwerking noemen wij de rechtsgrond volgens de AVG: overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6, lid 1, punt b)), wettelijke verplichting (punt c)), gerechtvaardigd belang (punt f); u kunt daartegen bezwaar maken, punt 7) of toestemming (punt a); te allen tijde met werking voor de toekomst in te trekken).

Op uw apparaat slaan wij alleen op of lezen wij alleen uit wat voor de betreffende dienst strikt noodzakelijk is (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), of wij vragen uw toestemming. Een uitzondering is de bereiksmeting op www.ahoira.com en www.jobahoi.com; wat daar wordt uitgelezen, lichten wij toe in punt 4.1. Cookies plaatsen wij niet.

2.2 Ontvangers

Wij maken gebruik van dienstverleners die gegevens namens ons en volgens onze instructies verwerken (art. 28 AVG); met hen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Wie gegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke ontvangt, staat telkens erbij vermeld. Daarnaast geven wij gegevens alleen door als u daartoe aanleiding geeft, bijvoorbeeld met een sollicitatie, of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

2.3 Doorgifte buiten de EU

Sommige dienstverleners verwerken gegevens buiten de EU of de EER, vooral in de VS. Dat gebeurt alleen op grond van het EU-US Data Privacy Framework, voor zover de ontvanger gecertificeerd is (lijst: www.dataprivacyframework.gov/list), of van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj). Een kopie van de telkens overeengekomen bepalingen ontvangt u via info@ahoira.com. Land en grondslag noemen wij bij de betreffende dienstverlener; over sollicitaties bij werkgevers buiten de EU, zie punt 5.3.

2.4 Bewaartermijn

Wij wissen gegevens of anonimiseren ze zodra wij ze voor het doel niet meer nodig hebben. Wettelijke bewaarplichten gaan voor: facturen en boekingsbewijzen acht jaar, boeken en aantekeningen tien jaar, telkens vanaf het einde van het kalenderjaar (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Concrete termijnen staan bij de afzonderlijke verwerkingen.

2.5 Verplichte gegevens en geautomatiseerde besluiten

Voor het bezoek aan onze websites hoeft u geen gegevens te verstrekken; technisch noodzakelijke verbindingsgegevens ontstaan echter wel. Voor een account hebben wij uw e-mailadres en uw voornaam nodig, al het overige is vrijwillig. Voor een sollicitatie zijn bovendien voor- en achternaam, telefoonnummer, nationaliteit, woonadres, uw huidige functie met begindatum en de datum vanaf wanneer u beschikbaar bent nodig; zonder deze gegevens is solliciteren niet mogelijk. Werkgevers hebben voor vacatures een bedrijfsnaam en factuurgegevens nodig.

Een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit in de zin van art. 22 AVG nemen wij niet; over de AhoiCheck, zie punt 5.4.

3. Hosting en technische werking

3.1 Websites en webapp (Netlify)

www.ahoira.com, www.jobahoi.com en de webapp worden gehost door Netlify, Inc., San Francisco, VS, als verwerker. Bij elk bezoek verwerkt Netlify verbindingsgegevens zoals uw IP-adres, uw browser en de opgevraagde pagina.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed functionerende levering (art. 6, lid 1, punt f), AVG). Doorgifte naar de VS: Data Privacy Framework, subsidiair de modelcontractbepalingen. Bewaartermijn: slechts zo lang als nodig is voor levering, foutopsporing en afweer van aanvallen.

3.2 Database en opslag (Supabase)

De gegevens van de app en de webapp slaan wij op bij Supabase Pte. Ltd., Singapore, onze verwerker, in Frankfurt am Main. Voor support en onderhoud kunnen Supabase en zijn subverwerkers gegevens ook in Singapore en de VS verwerken; grondslag zijn de modelcontractbepalingen. Verbindingsgegevens zoals uw IP-adres staan ten hoogste zeven dagen in logboeken, back-ups worden na ten hoogste zeven dagen overschreven.

Rechtsgrond: overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij een veilige werking (art. 6, lid 1, punten b) en f), AVG).

4. Bezoek aan onze websites

4.1 Bereiksmeting op onze websites (Plausible)

Op www.ahoira.com en www.jobahoi.com tellen wij met Plausible Analytics (Plausible Insights OÜ, Tartu, Estland) hoe de websites worden gebruikt. Daarvoor laadt uw browser een script dat de opgevraagde en de eerder bezochte pagina, de schermbreedte en eventueel klikken op links en geselecteerde knoppen verzendt; uit de verbindingsgegevens leidt Plausible browser, besturingssysteem, apparaattype en de geschatte locatie (land, regio, stad) af. De locatie wordt bepaald aan de hand van het IP-adres; het IP-adres zelf wordt niet opgeslagen. Op uw apparaat wordt niets opgeslagen. Om bezoekers te onderscheiden, vormt Plausible uit IP-adres en browsergegevens een kenwaarde die niet terug te rekenen is en na 24 uur wordt verworpen.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij een gegevensbesparende meting van het bereik (art. 6, lid 1, punt f), AVG). Toestemming vragen wij niet, omdat niets op uw apparaat wordt opgeslagen en geen gebruiksprofiel wordt opgesteld. U kunt bezwaar maken (punt 7). Plausible is onze verwerker, de verwerking vindt uitsluitend in de EU plaats.

4.2 E-mail, supportformulier en meldingen

Stuurt u ons een e-mail, gebruikt u het supportformulier (www.jobahoi.com/support) of meldt u een inhoud (www.jobahoi.com/report), dan verwerken wij uw naam, uw e-mailadres, uw bericht en in voorkomend geval de gekozen categorie om uw verzoek af te handelen. Formulieren worden in ontvangst genomen door Netlify (punt 3.1), dat ze per e-mail naar ons doorstuurt; ter bestrijding van spam controleert Netlify inzendingen met de dienst Akismet van Automattic Inc., VS, als subverwerker van Netlify; grondslag voor de doorgifte zijn de overeenkomsten van Netlify (Data Privacy Framework of modelcontractbepalingen). Vragen en meldingen verwerken wij in de helpdesk Zoho Desk van Zoho Corporation B.V., Utrecht, Nederland, als verwerker; de gegevens bevinden zich in datacenters in de EU. Voor technische ondersteuning kunnen medewerkers van Zoho Corporation Private Limited, India, in individuele gevallen toegang daartoe krijgen; grondslag zijn de modelcontractbepalingen. Onze mailboxen worden beheerd door IONOS SE, Montabaur, als verwerker in de EU.

Rechtsgrond: betreft uw verzoek een account of een overeenkomst, art. 6, lid 1, punt b), AVG; anders ons gerechtvaardigd belang bij de beantwoording en bij de bestrijding van spam (punt f)); bij meldingen van illegale inhoud bovendien onze verplichtingen op grond van de Digital Services Act (punt c)).

Bewaartermijn: tot uw verzoek is afgehandeld, tenzij een bewaarplicht bestaat. Meldingen op grond van de Digital Services Act en onze beslissing daarover bewaren wij zes maanden na afronding, zodat wij de beslissing kunnen aantonen en bezwaren kunnen onderzoeken.

4.3 Onze aanwezigheid op sociale netwerken

AHOIRA en JobAhoi zijn vertegenwoordigd op Facebook, Instagram en LinkedIn. Bezoekt u deze pagina's, dan verwerkt de betreffende beheerder uw gegevens onder eigen verantwoordelijkheid, ook in de VS. Voor de paginastatistieken („Insights") zijn wij met hem gezamenlijk verantwoordelijk (art. 26 AVG): Meta Platforms Ireland Limited voor Facebook en Instagram, LinkedIn Ireland Unlimited Company voor LinkedIn. Wij ontvangen alleen samengevatte statistieken zonder verband met individuele personen. Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij de evaluatie van onze pagina's (art. 6, lid 1, punt f), AVG). De overeenkomsten: facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum en legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. Uw rechten kunt u bij de beheerder of bij ons uitoefenen. Berichten die u ons daar stuurt, behandelen wij als e-mails (punt 4.2).

5. Gebruik van JobAhoi

5.1 Account en aanmelding

Voor uw account verwerken wij uw e-mailadres, uw voorkeurstaal en uw voornaam. U meldt zich zonder wachtwoord aan, met een link of een eenmalige code per e-mail. Zodat u aangemeld blijft, wordt een aanmeldsleutel op uw apparaat opgeslagen; dat is strikt noodzakelijk (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Bij elke aanmeldsessie slaan wij het IP-adres en de identificatie van uw apparaat of browser op om misbruik te herkennen.

Rechtsgrond: overeenkomst (art. 6, lid 1, punt b), AVG), voor de sessiegegevens ons gerechtvaardigd belang bij beveiligde accounts (punt f)). Bewaartermijn: accountgegevens tot de verwijdering van het account (punt 5.12), sessiegegevens voor de duur van de sessie.

5.2 Profiel voor crew en favorietenlijst

Als crewlid kunt u een profiel aanmaken, bijvoorbeeld met contactgegevens, geboortedatum, geslacht, nationaliteiten, woonadres, profielfoto, functie en beroepsloopbaan, vaargebieden, scheepstypen, patenten en kwalificaties, talenkennis, beschikbaarheid en salarisverwachting. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG, zoals gegevens over gezondheid, vragen wij niet. Een profielfoto kan bijvoorbeeld iets prijsgeven over afkomst of religie; upload daarom alleen een foto die werkgevers mogen zien. Werkgevers en andere gebruikers zien uw profiel niet; werkgevers ontvangen gegevens daaruit alleen met een sollicitatie (punt 5.3). Bewaart u vacatures, peilschalen, sluizen of havens als favoriet, dan slaan wij dat bij uw account op.

Rechtsgrond: overeenkomst (art. 6, lid 1, punt b), AVG). Bewaartermijn: tot u de gegevens verwijdert of uw account verwijdert.

5.3 Sollicitaties

Wanneer u op „Solliciteren" tikt, maken wij uit uw profiel een pdf en sturen wij de sollicitatie door aan de onderneming die de vacature heeft gepubliceerd. Die vindt haar in haar sollicitatie-inbox bij JobAhoi en ontvangt een e-mail met een link naar de pdf; u ontvangt een bevestiging met dezelfde link. De link werkt 180 dagen zonder aanmelding; geef hem daarom niet door.

Altijd opgenomen zijn naam, e-mailadres, woonadres, nationaliteiten, uw kwalificaties, ervaring, scheepstypen en vaargebieden, voor zover opgegeven, en het resultaat van de AhoiCheck (punt 5.4). Geslacht, telefoonnummer, beroepsprofiel en beschikbaarheid zijn standaard geselecteerd om mee te sturen, profielfoto, geboortedatum en salarisverwachting niet; vóór het verzenden kunt u elk van deze gegevens selecteren of deselecteren. Het geslacht is standaard geselecteerd, omdat het voor de aanspreekvorm en de huisvesting aan boord, bijvoorbeeld de indeling van hutten, vaak van belang is. Gedeselecteerde gegevens ontvangt de werkgever niet.

Rechtsgrond: overeenkomst (art. 6, lid 1, punt b), AVG), op uw initiatief. Met de ontvangst is de werkgever zelf verantwoordelijk voor uw sollicitatiegegevens; uw rechten jegens hem richt u tot hem.

Werkgevers buiten de EU of de EER: wij geven uw sollicitatie daarheen door, omdat u daartoe met uw klik het initiatief neemt (art. 49, lid 1, punt b), AVG). Niet voor elk land bestaat een adequaatheidsbesluit van de EU, voor Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld wel, voor Servië of Oekraïne niet; daar is een gelijkwaardige bescherming niet gegarandeerd. Het land van de werkgever ziet u in de vacature.

Bewaartermijn bij ons: zes maanden vanaf het verzenden, maar uiterlijk tot de verwijdering van uw account, zodat wij de verzending kunnen aantonen (art. 6, lid 1, punt f), AVG). Daarna anonimiseren wij de sollicitatie en wissen wij de pdf; de link werkt dan niet meer.

5.4 AhoiCheck

De AhoiCheck vergelijkt uw profiel met de eisen van een vacature, zoals patenten, kwalificaties, scheepstypen, vaargebieden of salaris. Hij toont voor elke eis of uw profiel daaraan voldoet, en telt de vervulde eisen. Hij toont noch u noch de werkgever een totaalcijfer, neemt geen besluit en beïnvloedt de volgorde van de vacatures niet. U ziet het resultaat vóór de sollicitatie; in de pdf van de sollicitatie ziet ook de werkgever het, zonder eisen met betrekking tot gedeselecteerde gegevens. Over uw sollicitatie beslist een mens bij de werkgever. Vindt u een resultaat onjuist, schrijf ons dan; wij onderzoeken het.

Rechtsgrond: overeenkomst (art. 6, lid 1, punt b), AVG). Bewaartermijn: met de sollicitatie (punt 5.3); zonder sollicitatie wordt het resultaat alleen voor de weergave berekend.

5.5 Account voor werkgevers en vacatures

Voor werkgevers verwerken wij bedrijfsnaam, omvang van de onderneming, logo, adres, website, naam, functie en telefoonnummer van de contactpersoon en het e-mailadres voor sollicitaties. Gegevens over contactpersonen ontvangen wij van de werkgever. Bedrijfsnaam, logo en sollicitatieadres zijn zichtbaar in de vacatures; verlopen vacatures blijven in het archief van de werkgever.

Rechtsgrond: overeenkomst (art. 6, lid 1, punt b), AVG), voor zover de werkgever een natuurlijke persoon is; voor contactpersonen en werknemers van de werkgever ons gerechtvaardigd belang bij de uitvoering van de overeenkomst (punt f)). Bewaartermijn: tot de verwijdering van het account; factuurgegevens, zie punt 5.6.

5.6 Betaling en facturen (Stripe)

Werkgevers betalen vacatures via Stripe. Daartoe geven wij naam of bedrijfsnaam, telefoonnummer van de contactpersoon, e-mailadres voor facturen, factuuradres, voorkeurstaal, in voorkomend geval het btw-identificatienummer en een interne accountidentificatie door. Betaalgegevens voert u rechtstreeks in op de betaalpagina van Stripe; wij ontvangen alleen de factuur en de betaalstatus.

Rechtsgrond: overeenkomst en wettelijke verplichtingen tot facturering en bewaring (art. 6, lid 1, punten b) en c), AVG). Contractpartij is Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Ierland, voor de betalingsafhandeling als onze verwerker; voor eigen doeleinden zoals de voorkoming van fraude en witwassen en voor de gegevens op zijn betaalpagina is Stripe zelf verantwoordelijk (stripe.com/de/privacy). Stripe geeft gegevens door aan Stripe, LLC, VS, op grond van het Data Privacy Framework, subsidiair de modelcontractbepalingen.

Bewaartermijn: zie punt 2.4. Wordt een account verwijderd, dan ontkoppelen wij het factuuradres, het Stripe-klantnummer en de bestellingen van het account, beperken wij de verwerking ervan en gebruiken wij ze alleen nog voor onze bewaarplichten (§ 147 AO, art. 17, lid 3, punt b), en art. 18 AVG). Tien jaar na het einde van het jaar van verwijdering wissen wij ze automatisch.

5.7 Vertaling van vacatures

Eigen functietitels en beschrijvingen van werkgevers sturen wij voor vertaling in de talen van JobAhoi naar de vertaaldienst DeepL van DeepL SE, Keulen. Deze teksten mogen geen persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld namen of contactgegevens van contactpersonen; daarvoor zijn er aparte velden die niet worden vertaald (algemene voorwaarden, § 12 lid 5).

Rechtsgrond: overeenkomst met de werkgever (art. 6, lid 1, punt b), AVG). Bewaartermijn bij ons: met de vacature.

5.8 E-mails en nieuwsbrief

Via Postmark versturen wij e-mails voor het aanmelden en de wijziging van het e-mailadres, over sollicitaties, over de sluiting van de overeenkomst, over de herroeping en over de verwijdering van het account. Verwerkt worden uw e-mailadres en de voor de betreffende e-mail noodzakelijke gegevens, bijvoorbeeld naam, titel van de vacature of bedrijfsnaam. Postmark wordt beheerd door AC PM LLC, Chicago, VS, als verwerker; doorgifte naar de VS op grond van het Data Privacy Framework, subsidiair de modelcontractbepalingen.

Rechtsgrond: overeenkomst (art. 6, lid 1, punt b), AVG). Bewaartermijn bij Postmark: 45 dagen; afleverfouten en spamklachten zonder termijn, zodat naar deze adressen niets meer wordt verzonden.

Nieuwsbrief: Hebt u toestemming gegeven, dan sturen wij u nieuws over JobAhoi op uw e-mailadres, in de door u gekozen taal. Voor de verzending maken wij gebruik van een e-maildienstverlener als verwerker. Rechtsgrond: toestemming (art. 6, lid 1, punt a), AVG), te allen tijde in te trekken per e-mail aan info@ahoira.com of, als crewlid, in het account. Bewaartermijn: tot de intrekking; het bewijs van de toestemming bewaren wij overeenkomstig punt 5.12.

5.9 Locatie

Op uw verzoek toont JobAhoi peilschalen, sluizen en havens in uw omgeving. Daarvoor vragen wij u vooraf om toestemming; daarnaast vraagt uw besturingssysteem erom. Zolang u toestemming hebt gegeven, slaan wij uw laatst bepaalde locatie met tijdstip bij uw account op en werken wij deze bij wanneer u de app opent. Een geschiedenis slaan wij niet op, en niemand behalve u ziet uw locatie.

Rechtsgrond: toestemming (art. 6, lid 1, punt a), AVG, § 25 Abs. 1 TDDDG). U kunt deze te allen tijde intrekken in de instellingen van de app; dan wissen wij de opgeslagen locatie.

5.10 Kaarten (OpenFreeMap)

Kaartfragmenten, lettertypen en symbolen laadt JobAhoi van OpenFreeMap, een dienst van Hyperknot Software Kft., Hongarije, geleverd via Cloudflare, Inc., VS (gecertificeerd volgens het Data Privacy Framework). Daarbij ontvangt de beheerder uw IP-adres, gegevens over uw apparaat en het weergegeven kaartfragment. Voor deze doorgifte zijn wij verantwoordelijk, voor de verdere verwerking de beheerder zelf (openfreemap.org/privacy).

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij een goed functionerende kaartweergave zonder eigen kaartservers (art. 6, lid 1, punt f), AVG).

5.11 Foutrapporten (Sentry)

Bij crashes en fouten stuurt JobAhoi rapporten naar Sentry, beheerd door Functional Software, Inc., San Francisco, VS, als verwerker. De rapporten bevatten de foutmelding, apparaat, besturingssysteem, app-versie en de laatst bezochte onderdelen van de app, in afzonderlijke gevallen ook delen van ingevoerde gegevens; bovendien meten wij laadtijden. Zij worden niet aan een account gekoppeld, IP-adressen slaan wij niet op. Een willekeurige installatie-ID van de foutmodule op uw apparaat verwijderen wij uit de rapporten; alleen rapporten over crashes in het systeemnabije deel van de app kunnen deze nog bevatten. De rapporten bevinden zich in Frankfurt am Main, gegevens over het account van ons team in de VS (Data Privacy Framework, subsidiair de modelcontractbepalingen).

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij een stabiele en veilige app (art. 6, lid 1, punt f), AVG); de opslag van de ID op het apparaat is daarvoor strikt noodzakelijk (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Bewaartermijn: 30 dagen.

5.12 Account verwijderen, bewijzen en logboeken

U kunt uw account in de app verwijderen of de verwijdering zonder app aanvragen via app.jobahoi.com/delete-account; u bevestigt het verzoek via een link naar uw e-mailadres. Om dit formulier tegen misbruik te beschermen, slaan wij gepseudonimiseerde controlewaarden een dag op (art. 6, lid 1, punt f), AVG). Na 30 dagen, waarin u de verwijdering kunt terugdraaien, blokkeren wij het account, beëindigen wij lopende vacatures en wissen wij uw gegevens of anonimiseren wij ze. Alleen het volgende blijft bewaard: anonieme statistieken, vacatures van werkgevers in het archief zonder contactadres, bij werkgevers de beperkte factuurgegevens (punt 5.6) en de volgende bewijzen:

Wanneer u kennis hebt genomen van welke versie van deze privacyverklaring en wanneer u met de algemene voorwaarden hebt ingestemd en welke toestemmingen u hebt gegeven, slaan wij op als bewijs (art. 6, lid 1, punten b), c) en f), art. 7, lid 1, AVG). Belangrijke handelingen in het account, bijvoorbeeld een verzoek tot verwijdering of een gegevensexport, leggen wij vast in logboeken ten behoeve van de traceerbaarheid en beveiliging (punt f)). Na een verwijdering blijven daarvan alleen de aard en het tijdstip over; wij wissen ze aan het einde van het derde jaar na het jaar van verwijdering. Het bewijs van een herroeping van de overeenkomst bewaren wij tot het einde van het derde jaar na de ontvangst ervan.

6. Uw rechten

U hebt het recht op inzage (art. 15 AVG), rectificatie (art. 16), wissing (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18) en gegevensoverdraagbaarheid (art. 20), alsmede het recht een toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst in te trekken (art. 7, lid 3). Schrijf daartoe aan info@ahoira.com; als crewlid kunt u een kopie van uw gegevens ook opvragen in de instellingen van de app.

U kunt bovendien een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Voor ons bevoegd is het Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (www.lda.bayern.de).

7. Uw recht van bezwaar op grond van art. 21 AVG

Verwerken wij gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, punt f), AVG), dan kunt u te allen tijde om met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar maken. Wij verwerken de gegevens dan niet meer, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking dient voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Een vormvrije e-mail aan info@ahoira.com volstaat.